Kort fortalt
Et forudbetalt event er en booking, du opretter under Indstillinger → Forudbetalte events. Det kører på en af dine egne menuer, du vælger, om gæsterne kan se priserne, og det har sine egne adgangsregler og en start og en afslutning.
Mens det kører, bestiller gæsterne med adgang med de madbilletter, du har aftalt med kunden. Alt, madbilletterne ikke dækker, betaler gæsten selv i kassen som altid.
Når du afslutter eventet, er forbrugsrapporten endelig - antal og mængder pr. vare, kunden har dækket, plus deres værdi til dine egne menupriser. Hvordan du fakturerer din kunde derfra, er op til dig.
Hvad et forudbetalt event er
Et forudbetalt event er en booking, en kunde betaler for: de hyrer dig i et tidsrum, og deres gæster bestiller inden for det, kunden har sagt ja til at dække. Hver vare beholder sin pris - eventet bestemmer kun, om gæsterne kan se priserne - og alt uden for madbilletterne betaler gæsten selv.
Du opretter én booking pr. event og starter det på dagen. Det er med vilje ikke en kontakt, du lader stå tændt: et event er noget, du starter og afslutter, ligesom en vagt.
Opret eventet
Du sætter en booking op under Indstillinger → Forudbetalte events. Oprettelsen fører dig igennem:
- 1
Navn og kunde
Et navn, du kan genkende på dagen, og den kunde, du fakturerer. Begge dele vises i banneret, mens eventet kører.
- 2
Start- og sluttidspunkt
Tidsrummet eventet kører i. Sluttidspunktet er påkrævet, men blødt: Slipp lukker dig aldrig ned på slaget, men markerer eventet som overskredet, indtil du afslutter det.
- 3
Menuen og priserne
Hvilken af dine menuer eventet kører på, og om gæsterne kan se priserne, mens eventet er i gang.
- 4
Hvem der må bestille
De maildomæner, der hører til eventet (@virksomhed.dk), plus en gæsteliste til alle andre.
- 5
Madbilletter
Navngivne grupper, der siger, hvad hver gæst får - "1 burger", "3 drikkevarer". Alt, der ikke ligger i en gruppe, betaler gæsten selv.
Vælg menuen til eventet
Eventet kører på en af dine egne menuer, og det er dét, gæsterne kan bestille fra. Hver vare beholder sin pris: eventet bestemmer kun, om gæsterne kan se priserne, mens det kører, og din rapport og din faktura har dem altid.
Vælg den menu, du allerede sælger fra, eller byg en kortere til eventet. Hold den kort. Et forudbetalt event er ikke tidspunktet at tilbyde alt, hvad du kan lave - en stram menu er hurtigere ved disken og enklere at fakturere.
Sæt hvem der må bestille
En gæst får adgang, hvis den mail, vedkommende er logget ind med, ligger på et af eventets domæner, eller hvis adressen står på gæstelisten. De to virker sammen: et @virksomhed.dk-event kan sagtens også have en liste med konsulenter, folk fra samarbejdspartnere og ledsagere.
Du kan importere gæstelisten fra en CSV-fil eller taste adresser ind i hånden, og du kan undervejs se, hvem der er tilføjet.
- Domæner og gæsteliste lægges oven i hinanden - brug den ene, den anden eller begge.
- Nye gæster kan tilføjes direkte fra live dashboardet, hvilket dækker alle, der er logget ind på en privat adresse.
- Slipp registrerer, hvem der lukkede en gæst ind ved disken.
Sæt madbilletterne
En madbillet er et navn, et antal pr. gæst og de varer på menuen, den dækker - "3 drikkevarer pr. gæst" på tværs af alle drikkevarer på menuen. Gæsterne kan se, hvad de har tilbage, mens de bestiller, og alt, madbilletterne ikke længere dækker, flytter over i den del af ordren, gæsten selv betaler.
Varer, der ikke ligger i en gruppe, betaler gæsten selv i kassen, så at lade vand eller kaffe stå uden for madbilletterne er en beslutning, ikke et hul. Én madbillet, der dækker alle varer uden grænse, sætter hele menuen på kundens regning.
Start, luk og afslut eventet
Fra 15 minutter før starttidspunktet dukker et banner op på hver eneste skærm i appen og følger eventet hele vejen:
Start
Start er altid et bevidst tryk - der er ingen automatisk start. Først bekræfter du en kort tjekliste: hvor mange varer der er på menuen, adgangsreglerne og grænserne.
Mens det kører
Banneret viser eventets navn, kunden, det aktuelle antal ordrer og sluttidspunktet. Din tavle og dit afhentningsområde fungerer præcis som altid - eventordrer sættes i kø, tilberedes og hentes som enhver anden ordre.
Luk for nye ordrer
Lukningen stopper nye ordrer, mens køen bliver ekspederet færdig, så du kan lande disken pænt. Det kan fortrydes: åbn igen, og gæsterne kan bestille videre.
Afslut eventet
At afslutte er som at lukke kassen. Du bekræfter de endelige antal, og er der stadig åbne ordrer, siger Slipp til og peger dig på at lukke for nye ordrer først.
Hent rapporten og fakturér
Forbrugsrapporten kører live under eventet og er endelig, når du afslutter det: hvor mange forskellige gæster kunden har dækket, antallet af ordrer, mængden af hver dækket vare og den dækkede værdi til dine egne menupriser. Har en gæst selv betalt for noget, står det ikke i den - det er en helt almindelig betalt ordre. Antallet af dækkede gæster er det, din linje om mobilbestilling til kunden bygger på, og det, Slipp fakturerer dig efter. Eksportér den som CSV til at vedhæfte fakturaen eller til at holde dine egne tal op imod.
Når du har faktureret kunden, markerer du eventet som faktureret på dets detaljeside. Det er dit eget bogholderi, så "har jeg nu sendt regningen" ikke behøver at bo i et regneark.
Tjekliste til forudbetalte events
- 1 Opret bookingen med kunden, tidsrummet og den menu, den kører på.
- 2 Trim menuen, og beslut om gæsterne kan se priserne - kort slår komplet.
- 3 Tilføj de maildomæner, der skal have adgang (@virksomhed.dk), og importér eller tast gæstelisten ind.
- 4 Opret madbilletterne, og beslut hvad gæsterne selv betaler for.
- 5 Start eventet på dagen, og læs tjeklisten inden start.
- 6 Luk for nye ordrer, mens du lander disken, og afslut så eventet.
- 7 Hent rapporten, fakturér kunden, og markér den som faktureret.